Instellingen:
Zorgaanbieders die als lid zijn ingeschreven bij de Vereniging Samenwerkende
Professionele Organisaties Thuis- en woonzorg [SPOT].
Persoonsgegevens:
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke
persoon.
Persoonsregistratie:
Een samenhangende verzameling van op verschillende cliënten betrekking hebbende herleidbare persoonsgegevens die langs geautomatiseerde weg worden gevoerd
of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is
aangelegd.
Verwerkingsverantwoordelijke:
De instelling die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de
verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerker:
Degene die ten behoeve van de instelling persoonsgegevens verwerkt zonder
rechtstreeks aan diens gezag te zijn onderworpen.
Derde:
Eenieder, niet zijnde de cliënt, de instelling, de verwerker, of enig persoon die
onder rechtstreeks gezag van de instelling of de verwerker gemachtigd is om
persoonsgegevens te verwerken.
Betrokkene:
De cliënt wiens persoonsgegevens in de persoonsregistratie van de betreffende
instelling zijn opgenomen.
Zorgverlener:
De beroepsbeoefenaar die de directe zorg verleent aan de cliënt.
Toestemming voor gegevensverwerking:
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de cliënt
aanvaardt dat hem of haar betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

Autoriteit Persoonsgegevens:
De nationale toezichthouder, ingesteld op grond van artikel 51 Algemene Verordening Gegevensbescherming [in het hiernavolgende aangeduid als AVG].
Bestand:
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde
wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen. 

1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke
en zorgvuldige wijze verwerkt;
2. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien
– de cliënt voor de verwerking zijn uitdrukkelijke toestemming heeft
verleend;
– de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een
overeenkomst waarbij de cliënt partij is of voor het nemen van
precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de
cliënt en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
– de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na
te komen waaraan de instelling onderworpen is;
– de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal
belang van de cliënt;
– de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met de behartiging van
het gerechtvaardigde belang van de instelling of van een derde aan wie de
gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten
en vrijheden van de cliënt, en in het bijzonder het recht op bescherming
van de persoonlijke levenssfeer prevaleert;
– het systematisch kunnen beschikken over de gegevens noodzakelijk is
voor het verlenen van verantwoorde cliëntenzorg;
– het bijdraagt aan het kunnen verantwoorden en reconstrueren van reeds
verleende zorg;
– het dient ter bewaking, toetsing en verbetering van de kwaliteit van de
zorgverlening door de instelling.

De registratie bevat gegevens over cliënten aan wie zorg wordt verleend of voor wie
zorg wordt bemiddeld.

De gegevens die in de registratie worden opgenomen hebben hoofdzakelijk
betrekking op de persoon van de cliënt, diens zorgbehoefte, de verleende zorg en
de administratieve en financiële afwikkeling daarvan. Meer in het bijzonder gaat het
om de volgende gegevens.
1. Identificatienummer;
2. Personalia [NAW, geboortedatum, geslacht];
3. Huisarts;
4. Zorganamnese;
5. Zorgplan;
6. Rapportage uitvoering van de zorg en observatie;
7. Eigen verklaring van de cliënt omtrent de vastgelegde gegevens;
8. Tijdregistratie;
9. Boekhoudkundige gegevens.
Behoudens het identificatienummer worden alle gegevens rechtstreeks van en in
samenspraak met, met uitdrukkelijke toestemming of middels observatie, van de
cliënt verkregen of hiervan afgeleid. Het identificatienummer kan worden toegekend
door de instelling. Voornoemde gegevens zijn terzake doend en niet bovenmatig
alsmede in overeenstemming met het hiervoor bepaalde in artikel 2.

1. Cliëntengegevens worden tot 10 jaar na registratie bewaard. Daarna worden zij
vernietigd behoudens de bij wet geregelde uitzonderingen.
2. Wanneer een cliënt schriftelijk verzoekt zijn gegevens [deels] te vernietigen
binnen de gestelde bewaartermijn van 10 jaar wordt hier, na verificatie door de
instelling bij de cliënt, zo spoedig als mogelijk doch binnen één maand aan
voldaan, behoudens de bij wet geregelde uitzonderingen. Het verzoek tot
vernietiging wordt bewaard. Hierop wordt de datum van verificatie en van
vernietiging vermeld.

1. Als regel mogen slechts gegevens aan derden worden verstrekt wanneer de
cliënt daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. De instellingen
verstrekken uit de persoonsregistraties slechts persoonsgegevens aan personen
die ingevolge hun taak die gegevens mogen ontvangen, als een zodanige
verstrekking slechts geschiedt voor doeleinden die met het doel van de
persoonsregistratie verenigbaar zijn. In de regel betreft dit bijvoorbeeld
informatie voor bevoegde medewerkers die bij of voor de cliënt werkzaam zijn
en die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.
2. Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek op het gebied van de
volksgezondheid is het uitgangspunt dat alleen persoonsgegevens worden
verstrekt na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de cliënt. Indien de
toestemming in redelijkheid niet kan worden verlangd of de persoonlijke
levenssfeer niet onevenredig wordt geschaad en de instelling er zorg voor heeft
gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat de herleiding
tot een cliënt wordt voorkomen, kan toestemming achterwege blijven.
Verstrekking overeenkomstig het hier gestelde is slechts mogelijk indien het
onderzoek een algemeen belang dient en niet zonder de betreffende gegevens
kan worden uitgevoerd.
3. Gegevens kunnen worden verstrekt aan derden wanneer zulks is vereist
ingevolge een wettelijk voorschrift.
4. Verstrekking blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijke voorschrift geheimhouding geboden is.
5. De instelling legt de verstrekking van gegevens uit de persoonsregistratie vast.

Per deeladministratie hebben met inachtneming van het bepaalde in artikel 29 AVG
de navolgende personen rechtstreeks toegang:
1. De instelling voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van diens taak.
2. De verwerker voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van diens taak.
3. De derde voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van diens taak.
De zorgverlener heeft bijvoorbeeld alleen rechtstreekse toegang tot de gegevens
van de cliënte aan wie hij zorg levert.
4. De cliënt waaraan diensten worden verleend voor wat betreft zijn zorgdossier.

Er bestaan de volgende verbanden tussen de gegevensverzameling van instellingen
en andere gegevensverzamelingen:
1. Personalia cliënte, kwantitatieve zorggegevens [registratie uren verleende zorg]
en de registratie van instituten met een publiekrechtelijke taak.
2. Personalia cliënte, kwantitatieve zorggegevens en de externe boekhouding.

1. De cliënt of diens wettelijke of gevolmachtigde vertegenwoordiger ontvangen bij
aanvang van de zorgrelatie schriftelijk informatie over de verwerking van zijn
persoonsgegevens. Een afschrift van dit reglement zal op eerste verzoek aan de
cliënt worden verstrekt.
2. De cliënt of diens wettelijke of gevolmachtigde vertegenwoordiger hebben onder
meer recht op inzage in, en een afschrift van, de over hem vastgelegde
gegevens. Hiertoe dient de cliënt of diens vertegenwoordiger het verzoek te
richten aan de instelling. De instelling dient binnen één maand aan het verzoek
te voldoen en verstrekt kopieën van de persoonsgegevens in fysieke vorm of in
een gangbare elektronische vorm. Voor de behandeling van het verzoek worden
geen kosten in rekening gebracht.
3. Op verzoek van de cliënt of diens wettelijke of gevolmachtigde vertegenwoordiger worden gegevens aangevuld, worden foutieve gegevens verwijderd en/of
verbeterd.
4. Op verzoek van cliënt of diens wettelijke of gevolmachtigde vertegenwoordiger
wordt een eigen verklaring omtrent de vastgelegde gegevens aan het dossier
toegevoegd.

1. De personalia van de cliënt zijn ingevoerd in een pc of in een systematisch
toegankelijke handmatige registratie. Deze bevindt zich op het kantoor van de
instellingen. Invoering en mutatie zal door de instelling gebeuren of diens
plaatsvervanger. Het kantoor is afsluitbaar.
2. Het zorgdossier van de cliënt waaraan zorg wordt verleend bevindt zich ten
huize van cliënt. De rapportage van de verleende zorg wordt bijgehouden door
de zorgverleners. Het zorgdossier van de cliënt waaraan geen zorg meer
verleend wordt, bevindt zich in het kantoor van de instelling in een afsluitbare
archiefkast. De sleutel berust bij de houder of diens plaatsvervanger.
3. De urenregistratieformulieren worden ingevuld door de medewerkers en worden
ondertekend door de cliënt en periodiek ingeleverd bij de instelling. De daarvoor
aangewezen functionaris of diens plaatsvervanger controleert de formulieren en
verwerkt de gegevens en de declaraties.